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A Autorité de contrôle prudentiel et de résolution (ACPR) introduziu obrigações para os mercados. Estas incluem os procedimentos KYB ("Know Your Business") e KYC ("Know Your Customer"), que são altamente específicos e regulamentados para evitar qualquer risco de fraude, branqueamento de capitais ou financiamento do terrorismo. Este artigo analisa os procedimentos KYB e KYC.
KYB e KYC: procedimentos obrigatórios
KYC ("Know Your Customer") e KYB ("Know Your Business") são dois procedimentos obrigatórios introduzidos pelo ACPR para combater a fraude, o branqueamento de capitais e o financiamento de actividades terroristas. As empresas são, por conseguinte, obrigadas a cumpri-los, recolhendo e verificando determinadas informações sobre a identidade dos seus clientes e parceiros comerciais.
Na prática, o termo KYC é mais frequentemente utilizado, o que pode por vezes ocultar a importância do KYB, que consiste em recolher informações sobre uma empresa enquanto entidade jurídica. O KYB consiste na compilação de documentos oficiais destinados a garantir a integridade e a identidade da entidade jurídica com a qual a empresa tem uma relação.
Procedimentos KYB e KYC: qual é a diferença?
Os processos Know Your Business (KYB) e Know Your Customer (KYC) têm vários pontos em comum, mas também diferenças significativas. De facto, estes procedimentos estão em conformidade com as diretivas do regulamento LCB-FT (luta contra o branqueamento de capitais e o financiamento do terrorismo) e visam tornar as transacções financeiras tão seguras quanto possível, prevenindo o branqueamento de capitais. A principal diferença reside no tipo de cliente em causa.
Os regulamentos KYC aplicam-se a pessoas singulares, enquanto as normas KYB se aplicam a empresas e entidades jurídicas. Uma empresa que ofereça serviços a profissionais (B2B) deve, por conseguinte, utilizar o processo KYB.
O papel da KYB na segurança das transacções B2B
O KYB (Know Your Business) desempenha um papel importante na segurança das transacções B2B (Business to Business), uma vez que garante que todas as empresas com as quais a empresa se relaciona são fiáveis, legítimas e cumprem a legislação em vigor.
O processo KYB permite verificar a identidade da empresa, nomeadamente o seu registo legal e as suas informações jurídicas. Trata-se do número de registo, da identidade dos administradores, etc. O objetivo é evitar qualquer risco de a empresa estabelecer relações comerciais com empresas fraudulentas ou fictícias. Além disso, o KYB avalia os riscos associados a uma empresa, verificando as suas relações comerciais, a sua estrutura e o seu historial, a fim de evitar negociar com uma empresa ligada ao branqueamento de capitais e/ou ao financiamento do terrorismo.
KYB e KYC: como se aplicam aos mercados?
Os mercados são plataformas em linha que geram um número considerável de transacções todos os dias e reúnem uma variedade cada vez maior de intervenientes, tanto compradores como vendedores. Estas diferentes partes nunca se encontram pessoalmente, o que significa que é necessário criar sistemas de verificação de identidade em linha. Para evitar qualquer risco, os mercados são estritamente regulamentados e contam-se entre as actividades mais regulamentadas na Web. Uma vez que efectuam transacções de pagamento em nome de terceiros, podem ser comparados a organizações financeiras. É por isso que os mercados estão sujeitos ao procedimento de recolha de KYC, sob pena de sanções (administrativas e/ou penais). Tornar-se um vendedor num mercado significa, portanto, cumprir as obrigações de "Conhecer o seu cliente" e demonstrar a vigilância constante exigida pela regulamentação.
Verificação KYC/KYB: que documentos devem ser fornecidos?
A verificação KYC exige a identificação do utilizador. É frequentemente solicitado às pessoas que efectuem uma dupla verificação de identidade, com um documento de identidade principal (passaporte, bilhete de identidade, etc.) e um segundo documento, como um cartão de seguro de saúde ou uma carta de condução. Para as pessoas, esta verificação não é geralmente percetível, uma vez que tem lugar quando a conta é verificada ou quando a compra em linha é paga. Os mercados podem também utilizar os meios de pagamento dos seus utilizadores para validar elementos do procedimento KYC, respeitando sempre a confidencialidade dos dados.
Para o procedimento KYB, a empresa deve fornecer os seguintes documentos:
- o documento de identidade do representante legal da empresa e dos acionistas que detenham 25% ou mais das acções da empresa,
- o extrato Kbis da empresa datado dos últimos 3 meses,
- o documento legal que justifica o método de distribuição de acções da empresa,
- o documento oficial que comprova que a empresa está registada no ORIAS (Organisme pour le registre unique des intermédiaires en assurance, banque et finance),
- os dados bancários da empresa.
Regras para a implementação dos processos de verificação KYC e KYB
A implementação de processos de verificação KYC (Know Your Customer) e KYB (Know Your Business) nas melhores condições possíveis é essencial para todas as empresas em risco de fraude ou branqueamento de capitais. Existem várias fases na implementação destes processos.
Ter em conta os condicionalismos legais
A primeira etapa consiste em identificar os requisitos legais em vigor para as estruturas em causa, como os mercados. Os requisitos KYC variam de país para país e de sector para sector. No entanto, exigem geralmente a verificação da identidade dos clientes e o acompanhamento das transacções. As informações recolhidas são conservadas durante 5 anos após a data da transação.
Os requisitos do KYB, por outro lado, dizem respeito principalmente a clientes empresariais e incluem uma série de obrigações, como a verificação de informações legais sobre a entidade.
Recolha dos documentos necessários
Para o KYC, a empresa deve recolher um comprovativo de identidade e de residência. Para além dos documentos KYC, as empresas devem cumprir os requisitos do KYB, tais como a recolha de documentos de registo oficiais, a verificação do estatuto jurídico das empresas com as quais têm ligações, a listagem dos principais acionistas e determinadas informações essenciais sobre os beneficiários.
O marketplace recolhe os documentos KYC/KYB solicitados e transmite-os ao PSP (prestador de serviços de pagamento), que analisa os documentos fornecidos para garantir que cumprem os requisitos das instituições financeiras.
Tecnologias de verificação da identidade
Para facilitar o processo, as empresas podem implementar tecnologias de verificação utilizando ferramentas digitais. Estas permitem que os documentos de identidade sejam verificados em tempo real, como no caso da autenticação biométrica ou do reconhecimento ótico de caracteres (OCR).
No que diz respeito às empresas, a verificação KYB pode integrar serviços de terceiros que facilitam o processo, nomeadamente através do acesso às bases de dados das empresas. Isto permite verificar a autenticidade dos documentos e que os administradores e acionistas não têm antecedentes incompatíveis com as suas funções.
O papel da automatização na gestão do risco
Atualmente, muitas empresas defendem a automatização como forma de gerir os riscos do dia a dia. Os sistemas de recolha, verificação e controlo dos dados KYC e KYB podem ser automatizados, facilitando o processo e reduzindo o risco de erro humano. As ferramentas implementadas podem também incluir soluções concebidas para avaliar o risco através da análise dos dados recolhidos, procurando clientes ou empresas de alto risco.
Comunicação de actividades suspeitas
Se for detectada qualquer atividade suspeita, a empresa inicia um procedimento para a comunicar às autoridades competentes. Isto implica o desenvolvimento de procedimentos internos e a formação dos funcionários para os ajudar a reconhecer transacções invulgares. Além disso, os dados recolhidos são armazenados de forma segura dentro da empresa e em conformidade com o RGPD (na Europa).
KYC: que direitos têm os utilizadores?
E os consumidores afectados pela recolha dos seus dados KYC? Os consumidores têm uma série de direitos, o mais importante dos quais é o direito de serem informados sobre o tratamento das suas informações pessoais, através de uma política de confidencialidade, por exemplo.
Para evitar quaisquer dificuldades, é importante apresentar esta política de privacidade o mais cedo possível na relação com o utilizador, tornando-a visível e facilmente acessível em linha e durante o processo de registo do cliente. Os clientes podem também aceder-lhe em qualquer altura sem dificuldade. Para além do direito de serem informados sobre os dados recolhidos, os utilizadores têm o direito de aceder e retificar os dados armazenados pela empresa. Ao descobrir todas as funcionalidades do Qashflo, pode impulsionar o seu crescimento nos mercados, cumprindo simultaneamente os requisitos legais e regulamentares de KYC e KYB.
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