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L’Autorité de contrôle prudentiel et de résolution (ACPR) instaure des obligations pour les marketplaces. Parmi elles on trouve les procédures KYB (“Know Your Business”) et KYC (“Know Your Customer”), très pointues et encadrées pour éviter tout risque de fraude, de blanchiment d’argent et de financement du terrorisme. Faisons le point dans cet article sur le KYB et le KYC.
KYB et KYC : des procédures obligatoires
Le KYC (« Connais ton client ») et le KYB (« Connais ton entreprise ») sont deux procédures obligatoires, instaurées par l’ACPR pour lutter contre la fraude, le blanchiment d’argent et le financement d’activités terroristes. Les entreprises doivent donc obligatoirement s’y conformer en récoltant et vérifiant certaines informations sur l’identité de leurs clients et partenaires commerciaux.
En pratique on parle le plus souvent de KYC, ce qui peut parfois faire oublier l’importance du KYB lié à la récolte d’informations sur une entreprise en tant que personne morale. Le KYB se traduit par la compilation de documents officiels destinés à garantir l’intégrité et l’identité de la personne morale avec laquelle l’entreprise est en relation.
Procédures KYB et KYC : quelle différence ?
Les deux processus Know Your Business (KYB) et Know Your Customer (KYC) ont des points communs et des différences notables. En effet, ces procédures répondent aux directives de la réglementation LCB-FT (lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme) et ont pour objectif de sécuriser au maximum les transactions financières tout en évitant le blanchiment d’argent. La principale différence réside dans le type de client concerné.
La réglementation KYC s’adresse à des personnes physiques tandis que les normes KYB concernent les entreprises et les personnes morales. Ainsi, une entreprise qui propose des services à des professionnels (B2B) doit nécessairement recourir au processus KYB.
Rôle du KYB pour sécuriser les transactions B2B
Le KYB (Know Your Business) joue un rôle important en matière de sécurisation des transactions B2B (“Business to Business”) puisqu’il garantit que chaque entreprise avec laquelle la société s’engage est fiable, légitime et conforme aux lois en vigueur.
Ainsi, le processus KYB permet de vérifier l’identité de l’entreprise, notamment son enregistrement légal et ses informations juridiques. Cela inclut le numéro d’enregistrement et l’identité des dirigeants … L’objectif est d’éviter tout risque pour la société d’engager des relations commerciales avec des entreprises frauduleuses ou fictives. En outre, le KYB évalue les risques liés à une entreprise en vérifiant ses relations commerciales, sa structure et son historique, pour éviter de faire affaire avec une entreprise liée au blanchiment d’argent et/ou au financement du terrorisme.
KYB et KYC : quelle application pour les marketplaces ?
Les marketplaces sont des plateformes en ligne qui génèrent chaque jour un nombre considérable de transactions et centralisent des acteurs toujours plus variés, acheteurs comme vendeurs. Ces différentes parties ne se rencontrent jamais en personne, ce qui implique d’instaurer des systèmes de vérification d’identité en ligne. Pour éviter tout risque, les marketplaces sont strictement encadrées et figurent parmi les activités les plus réglementées sur la toile. Puisqu’elles réalisent des opérations d’encaissement pour le compte de tiers, elles peuvent s’apparenter à des organismes financiers. Cela nécessite donc une surveillance approfondie, notamment en ce qui concerne les flux financiers.Cela explique pourquoi les marketplaces sont soumises à la procédure de collecte des KYC, sous peine de sanction (administrative et/ou pénale). Devenir vendeur sur une marketplace implique donc de se soumettre aux obligations du « Know Your Customer » et de faire preuve d’une vigilance constante, imposée par la réglementation.
Vérification KYC/KYB : quels documents fournir ?
La vérification KYC nécessite de passer par une étape d’identification de l’utilisateur. Il est souvent demandé de procéder à une double vérification d’identité pour les personnes physiques avec un document principal d’identité (passeport, carte d’identité …) et un second document comme la carte vitale ou le permis de conduire. Du côté de la personne physique, cette vérification n’est généralement pas perceptible puisqu’elle se déroule au moment de la vérification du compte ou bien au moment du paiement de l’achat en ligne. Les marketplaces peuvent également utiliser les moyens de paiement de leurs utilisateurs pour valider des éléments de la procédure KYC, toujours dans le respect de la confidentialité des données.
Pour la procédure KYB, l’entreprise doit fournir les documents suivants :
- la pièce d’identité du représentant légal de la structure et des actionnaires possédant 25 % des parts de l’entreprise et plus,
- l’extrait Kbis de la société datant de moins de 3 mois,
- le document légal justifiant le mode de répartitions des parts dans l’entreprise,
- le document officiel justifiant l’enregistrement de l’entreprise à l’ORIAS (Organisme pour le registre unique des intermédiaires en assurance, banque et finance),
- le RIB de la société.
Règles de mise en œuvre des processus de vérification KYC et KYB
Mettre en œuvre les processus de vérification KYC (Know Your Customer) et KYB (Know Your Business) dans les meilleures conditions est indispensable pour toutes les entreprises présentant un risque de fraude ou de blanchiment d’argent. Ces processus répondent à différentes étapes dans leur mise en place.
La prise en compte des contraintes légales
La première étape consiste à relever les exigences légales en vigueur pour les structures concernées comme les marketplaces. Les obligations KYC sont différentes selon le pays et le secteur d’activité. Toutefois elles prévoient généralement l’obligation de vérifier l’identité des clients et de suivre les transactions. Les informations récoltées sont conservées pendant 5 ans après les dates des transactions.
De leur côté, les exigences KYB concernent surtout les entreprises clientes et comprennent un certain nombre d’obligations comme la vérification des informations juridiques sur l’entité.
La collecte des documents requis
Pour le KYC, l’entreprise doit collecter des justificatifs d’identité et de domicile. En plus des documents KYC, les entreprises doivent respecter les exigences KYB comme la collecte des documents officiels d’enregistrement, la vérification du statut juridique des entreprises avec lesquelles elles sont en lien, la liste des actionnaires principaux et certaines informations clés sur les bénéficiaires.
La marketplace collecte les pièces KYC/KYB demandées et les transmet au PSP (prestataire de service de paiement) chargé d’analyser les documents communiqués afin de s’assurer qu’ils sont bien conformes aux institutions financières.
Les technologies de vérification d’identité
Pour faciliter la démarche, il est possible pour l’entreprise de mettre en place des technologies de vérification grâce à des outils numériques. Ces derniers permettent de vérifier les documents d’identité en temps réel, comme c’est le cas de l’authentification biométrique ou encore de la Reconnaissance Optique de Caractères (solution OCR).
Du côté des entreprises, la vérification KYB peut intégrer des services tiers qui facilitent le processus en accédant notamment à des bases de données d’entreprises. Cela permet alors de vérifier que les documents sont authentiques et que les directeurs et actionnaires n’ont pas antécédents incompatibles avec leurs fonctions.
Le rôle de l’automatisation dans la gestion du risque
Aujourd’hui nombreuses sont les entreprises à prôner l’automatisation dans leur volonté de gérer les risques au quotidien. Les systèmes de collecte, de vérification et de surveillance des données KYC et KYB peuvent être automatisés, ce qui facilite le processus tout en réduisant le risque d’erreur humaine. Les outils mis en place peuvent également inclure des solutions destinées à évaluer les risques en analysant les données collectées, à la recherche de clients ou d’entreprises présentant un risque élevé.
Le signalement des activités suspectes
En cas de présence d’une activité suspecte l’entreprise lance une procédure de signalement auprès des autorités compétentes. Une telle action implique de développer des procédures en interne et de former les employés pour les aider à reconnaître les transactions inhabituelles. En outre, les données collectées sont stockées dans l’entreprise de manière sécurisée et conformément au RGPD (en Europe).
KYC : quels sont les droits des utilisateurs concernés ?
Qu’en est-il des consommateurs concernés par la collecte de leurs données KYC ? Ces derniers possèdent un ensemble de droits, dont le plus important est celui d’être informé du traitement fait de leurs informations personnelles, via une politique de confidentialité par exemple.
Pour éviter toute difficulté, il est important de présenter cette politique de confidentialité le plus tôt possible dans la relation avec l’utilisateur en la rendant visible et facilement accessible en ligne et durant le processus d’enregistrement du client. Ce dernier peut également y accéder quand il le souhaite sans difficulté. En plus du droit d’être informées des données collectées, les utilisateurs ont le droit d’accéder aux données stockées par l’entreprise et de les rectifier.En découvrant toutes les fonctionnalités de Qashflo vous boostez votre croissance sur les marketplaces tout en vous conformant aux exigences légales et réglementaires du KYC et du KYB.
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